Empresa confidencial · Arquitectura y Construcción
Propósito del cargo
Este rol existe para sostener la operación administrativa del día a día de una firma de arquitectura y construcción que trabaja con varios proyectos en paralelo. La persona es el punto de apoyo transversal de la Gerencia General: mantiene ordenada la documentación, alimenta y consulta el sistema SINCO, hace seguimiento a compromisos, y ejecuta las tareas operativas de talento humano, comunicación y calidad que las áreas necesitan para funcionar. No define las estrategias de la empresa; garantiza que lo definido se ejecute, se documente y no se caiga.
Responsabilidades
1. Soporte administrativo y operativo
- Ingresar, actualizar y consultar información en SINCO: documentos de proyecto, avances, programación y trazabilidad de actividades, asegurando exactitud y oportunidad de los datos.
- Mantener el archivo documental físico y digital de la empresa y de los proyectos, con control de versiones, nomenclatura consistente y acceso oportuno.
- Hacer seguimiento a cronogramas internos, entregables y compromisos, alertando de manera proactiva sobre vencimientos y pendientes.
- Consolidar y elaborar reportes periódicos de gestión con la información disponible en los sistemas.
- Documentar los procedimientos internos definidos por la Gerencia (elaborar instructivos, formatos y flujos) y mantenerlos actualizados.
- Llevar el control de recursos físicos y tecnológicos: inventario de equipos, papelería, dotación y asignaciones.
- Apoyar la coordinación de compras menores, proveedores y viáticos en articulación con las áreas involucradas.
2. Apoyo a gestión de talento humano
- Ejecutar la parte operativa de los procesos de selección: publicación de vacantes, filtro inicial de hojas de vida, agendamiento de entrevistas y comunicación con candidatos.
- Organizar la logística de inducciones y capacitaciones: convocatoria, materiales, espacios y registro de asistencia.